#Hacer una factura bien: más fácil de lo que crees
Hacer una factura debería ser tan simple como rellenar un formulario. Pero entre requisitos legales, datos obligatorios, tipos de IVA y la nueva normativa Verifactu, es normal que te surjan dudas.
Esta guía te explica exactamente cómo hacer una factura correcta en 2026, paso a paso, con ejemplos reales. Da igual si eres autónomo, SL o acabas de empezar: al terminar de leerla sabrás hacer facturas legales sin miedo a Hacienda.
ℹ️¿Sabías que...?
El 38% de los autónomos españoles ha emitido alguna vez una factura con errores que podrían suponer problemas con Hacienda. La buena noticia: con esta guía no te pasará.
#Los 10 datos obligatorios de toda factura
Según el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012), toda factura completa debe incluir estos datos:
| # | Dato | Qué poner | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| 1 | Número de factura | Numeración correlativa y única | F-2026-001 |
| 2 | Fecha de emisión | Día en que emites la factura | 18/03/2026 |
| 3 | Tus datos fiscales | Nombre/razón social + NIF + dirección | Juan García López · 12345678A · C/ Mayor 5, Madrid |
| 4 | Datos del cliente | Nombre/razón social + NIF + dirección | Empresa ABC S.L. · B12345678 · Av. Diagonal 100, Barcelona |
| 5 | Descripción del servicio/producto | Detalle claro de lo que facturas | ”Diseño de logotipo e identidad corporativa” |
| 6 | Cantidad y precio unitario | Unidades × precio | 1 × 800,00€ |
| 7 | Base imponible | Total sin impuestos | 800,00€ |
| 8 | Tipo de IVA y cuota | Porcentaje aplicado y resultado | 21% → 168,00€ |
| 9 | Retención de IRPF (si aplica) | Solo entre profesionales | 15% → -120,00€ |
| 10 | Importe total | Base + IVA - Retención | 848,00€ |
ℹ️💡 ¿Cuándo se aplica retención de IRPF?
Solo cuando facturas como autónomo profesional (epígrafe IAE del grupo 8xx) a otra empresa o autónomo. Si facturas a un particular, no se aplica retención.
#Paso a paso: cómo hacer tu primera factura
#Paso 1: Prepara tus datos fiscales
Antes de hacer tu primera factura, necesitas tener claros tus datos:
| Dato | Dónde encontrarlo |
|---|---|
| NIF | Tu DNI (si eres autónomo persona física) |
| Nombre fiscal | Nombre y apellidos tal como aparecen en Hacienda |
| Dirección fiscal | La que declaraste en el modelo 036/037 |
| Epígrafe IAE | El que elegiste al darte de alta |
#Paso 2: Identifica a tu cliente
Pide a tu cliente estos datos antes de emitir la factura:
- ✓Nombre o razón social
- ✓NIF o CIF
- ✓Dirección fiscal completa
- ✓Email (para enviar la factura)
⚠️⚠️ Error común
Emitir la factura a nombre de una persona cuando en realidad te paga su empresa (SL). Pregunta siempre: “¿La factura va a tu nombre o al de tu empresa?”
#Paso 3: Describe lo que vendes
La descripción debe ser clara y suficiente para que Hacienda entienda qué has vendido o qué servicio has prestado.
| ❌ Mal | ✅ Bien |
|---|---|
| ”Servicios varios" | "Diseño de página web corporativa (5 páginas) — proyecto ref. #234" |
| "Trabajo marzo" | "Servicio de community management — marzo 2026 (20h)" |
| "Consultoría" | "Consultoría estratégica de marketing digital — sesión 3h el 15/03/2026" |
| "Productos" | "50 camisetas personalizadas modelo Basic, talla M, color blanco” |
#Paso 4: Calcula los importes
Aquí es donde muchos se lían. Es más fácil de lo que parece:
Fórmula básica (sin retención):
Base imponible = Cantidad × Precio unitario
Cuota de IVA = Base imponible × Tipo de IVA
TOTAL = Base imponible + Cuota de IVAFórmula con retención de IRPF:
Base imponible = Cantidad × Precio unitario
Cuota de IVA = Base imponible × Tipo de IVA
Retención IRPF = Base imponible × Tipo retención
TOTAL = Base imponible + Cuota de IVA - Retención IRPFEjemplo completo:
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Diseño web (1 proyecto) | 1 × 2.000€ | 2.000,00€ |
| Base imponible | 2.000,00€ | |
| IVA 21% | 2.000 × 0,21 | +420,00€ |
| Retención IRPF 15% | 2.000 × 0,15 | -300,00€ |
| TOTAL FACTURA | 2.120,00€ |
El cliente te paga 2.120€. Los 300€ de retención los ingresa él directamente a Hacienda en tu nombre.
#Paso 5: Numera la factura correctamente
La numeración debe ser:
- Correlativa: Sin saltos (001, 002, 003…)
- Única: No puede haber dos facturas con el mismo número
- Por serie: Puedes usar series diferentes para tipos distintos
| Formato válido | Para qué |
|---|---|
| F-2026-001 | Serie general |
| R-2026-001 | Facturas rectificativas |
| E-2026-001 | Exportaciones o intracomunitarias |
⚠️⚠️ Importante con Verifactu
A partir de 2027, tu software de facturación debe generar la numeración automáticamente, con registro encadenado e inalterable. Más sobre Verifactu →
#Paso 6: Envía y conserva
| Acción | Detalle |
|---|---|
| Enviar | Email en PDF es perfectamente válido |
| Conservar | Mínimo 4 años (plazo de prescripción fiscal) |
| Formato | Digital (PDF) o papel, ambos válidos |
#Los tipos de IVA en España (2026)
| Tipo | Porcentaje | Se aplica a | Ejemplos |
|---|---|---|---|
| General | 21% | Mayoría de productos y servicios | Consultoría, diseño, desarrollo web, reparaciones |
| Reducido | 10% | Productos y servicios básicos | Hostelería, transporte, gafas, productos sanitarios |
| Superreducido | 4% | Productos de primera necesidad | Pan, leche, huevos, frutas, libros, medicinas |
| Exento | 0% | Actividades exentas por ley | Sanidad, educación, seguros, servicios financieros |
ℹ️💡 ¿No sabes qué IVA aplicar?
En caso de duda, el tipo general (21%) es el más habitual para servicios profesionales. Si tu actividad tiene tipo reducido, lo sabrás por tu epígrafe IAE.
#Tipos de factura: cuál necesitas en cada caso
#Factura completa (la estándar)
Es la factura normal con todos los datos obligatorios. La necesitas para:
- Cualquier operación B2B (entre empresas/autónomos)
- Ventas a particulares de importes significativos
- Siempre que el cliente pida factura
#Factura simplificada (el antiguo “ticket”)
Sustituye al ticket de caja desde 2013. Puedes emitirla cuando:
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Importe máximo | 400€ (IVA incluido) — general / 3.000€ en ciertos sectores |
| Datos del cliente | No obligatorios (salvo que los pida) |
| Sectores permitidos | Comercio minorista, hostelería, transporte, peluquería, aparcamientos… |
Datos obligatorios de la factura simplificada:
- Número y serie
- Fecha de emisión
- NIF y nombre del emisor
- Descripción del bien/servicio
- Tipo de IVA aplicado
- Importe total
⚠️⚠️ No la uses para
Operaciones intracomunitarias, exportaciones, o cuando el cliente necesite deducir IVA (te pedirá factura completa).
#Factura rectificativa
Se emite para corregir errores en una factura anterior. Guía completa de facturas rectificativas →
#Factura proforma
No es una factura — es un presupuesto con formato de factura. No tiene validez fiscal.
| Factura proforma | Factura real |
|---|---|
| No tiene numeración fiscal | Numeración correlativa obligatoria |
| No genera obligación de pago | Genera obligación de pago |
| No se declara a Hacienda | Se declara en IVA e IRPF |
| Sirve como presupuesto/oferta | Documento fiscal oficial |
Marca siempre “PROFORMA” bien visible para que no se confunda con una factura real.
#Factura recurrente
Si facturas lo mismo cada mes al mismo cliente (cuota mensual, servicio recurrente), puedes automatizar el proceso con un software de facturación que genere facturas recurrentes automáticamente.
#¿Cuándo estoy obligado a emitir factura?
Siempre. Con excepciones muy concretas:
| Situación | ¿Obligado a facturar? |
|---|---|
| Vendes a otra empresa o autónomo | ✅ Siempre |
| Vendes a un particular que la pide | ✅ Siempre |
| Vendes a particulares (comercio, hostelería) | ✅ Pero vale factura simplificada |
| Operaciones exentas de IVA | ✅ Igualmente |
| Exportaciones | ✅ Con datos especiales |
| Ventas intracomunitarias | ✅ Con NIF-IVA del cliente |
En la práctica: emite siempre factura. Nunca te penalizarán por facturar de más, pero sí por facturar de menos.
#Plazos: cuándo emitir la factura
| Tipo de operación | Plazo máximo |
|---|---|
| Venta de productos | En el momento de la entrega |
| Prestación de servicios | Antes del día 16 del mes siguiente |
| Operaciones intracomunitarias | Antes del día 16 del mes siguiente |
Ejemplo: Terminas un proyecto de diseño el 25 de marzo. Puedes emitir la factura hasta el 15 de abril como máximo. Pero lo ideal es emitirla el mismo día o al día siguiente.
#Facturar al extranjero: las 3 situaciones
#1. A empresas de la UE (intracomunitaria)
| Dato | Detalle |
|---|---|
| IVA | 0% (inversión del sujeto pasivo) |
| Texto obligatorio | ”Operación exenta de IVA por inversión del sujeto pasivo — Art. 196 Directiva 2006/112/CE” |
| Requisito | El cliente debe tener NIF-IVA válido (verificar en VIES) |
| Declaración | Modelo 349 (declaración recapitulativa) |
#2. A empresas fuera de la UE (exportación de servicios)
| Dato | Detalle |
|---|---|
| IVA | No sujeta (operación no sujeta por reglas de localización) |
| Texto obligatorio | ”Operación no sujeta a IVA — Art. 69 LIVA” |
| Divisa | Puedes facturar en la divisa del cliente (USD, GBP, etc.) |
#3. A particulares de la UE
| Dato | Detalle |
|---|---|
| IVA | Se aplica el IVA español (21%) en la mayoría de servicios |
| Excepción (servicios digitales) | IVA del país del cliente si superas 10.000€/año en ventas UE (ventanilla única OSS) |
#Ejemplo real: factura completa paso a paso
Imagina que María, diseñadora freelance en Valencia, hace un logotipo para una empresa de Barcelona.
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FACTURA
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Nº Factura: F-2026-012
Fecha: 18/03/2026
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EMISOR: CLIENTE:
María López Fernández Tech Solutions S.L.
NIF: 12345678Z CIF: B87654321
C/ Colón 42, 3ºB C/ Aragó 255, 1º
46004 Valencia 08007 Barcelona
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CONCEPTO CANTIDAD PRECIO TOTAL
────────────────────────────────────────────────
Diseño de logotipo 1 600,00€ 600,00€
corporativo (3 propuestas
+ arte final vectorial)
Manual de marca básico 1 400,00€ 400,00€
(tipografía, colores,
usos permitidos)
────────────────────────────────────────────────
BASE IMPONIBLE: 1.000,00€
IVA 21%: +210,00€
Ret. IRPF 15%: -150,00€
─────────────────────────
TOTAL FACTURA: 1.060,00€
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Forma de pago: Transferencia bancaria
IBAN: ES12 1234 5678 9012 3456 7890
Vencimiento: 18/04/2026
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━#Verifactu y facturación en 2026-2027: lo que cambia
A partir de enero 2027 (empresas) y julio 2027 (autónomos), la normativa Verifactu exige que tu software de facturación:
| Requisito Verifactu | Qué significa |
|---|---|
| Registro encadenado | Cada factura se vincula criptográficamente a la anterior |
| Inalterable | No puedes borrar ni modificar facturas emitidas |
| Envío a Hacienda | Las facturas se comunican automáticamente a la AEAT |
| Huella digital | Cada factura tiene un hash único (código QR) |
| Software certificado | Tu programa de facturación debe estar homologado |
ℹ️💡 ¿Qué significa esto para ti?
Que Excel, Word o PDF manual dejarán de ser válidos para hacer facturas. Necesitarás un software certificado.
#Excel y Word vs. Software de facturación
| Excel/Word | Software de facturación | |
|---|---|---|
| Precio | ”Gratis” | Desde 4,90€/mes |
| Numeración automática | ❌ Manual (riesgo de errores) | ✅ Automática y correlativa |
| Cálculo de IVA/IRPF | ❌ Manual (riesgo de errores) | ✅ Automático |
| Cumple Verifactu | ❌ No | ✅ Sí (si está certificado) |
| Envío al cliente | ❌ Manual | ✅ Un clic |
| Resúmenes trimestrales | ❌ Los haces tú | ✅ Automáticos |
| Facturas recurrentes | ❌ Copiar y pegar | ✅ Automáticas |
| Copia de seguridad | ❌ Tú te lo montas | ✅ En la nube |
| Tiempo invertido | ~30 min/factura | ~2 min/factura |
| Legal en 2027 | ❌ No | ✅ Sí |
Hacer facturas en Excel es como llevar la contabilidad en un cuaderno: funciona hasta que deja de funcionar. Y con Verifactu, dejará de funcionar legalmente en 2027.
#Los 5 errores más comunes al hacer facturas
#❌ Error 1: Numeración con saltos o duplicados
Si tu última factura es la 047, la siguiente es la 048. No la 050, no la 047-bis. Hacienda revisa esto.
#❌ Error 2: No poner el NIF del cliente
En facturas completas, el NIF del cliente es obligatorio. Sin NIF, la factura no es válida para que el cliente se deduzca el IVA.
#❌ Error 3: Descripciones vagas
“Servicios profesionales” no es una descripción válida. Hacienda quiere saber qué hiciste, no que hiciste “algo”.
#❌ Error 4: Aplicar retención cuando no toca
La retención de IRPF solo se aplica entre profesionales (actividades del grupo 8xx del IAE) y a empresas. Si facturas a un particular, no aplicas retención.
#❌ Error 5: Emitir la factura fuera de plazo
Si prestas un servicio en marzo y emites la factura en junio, tienes un problema. El plazo máximo es el día 16 del mes siguiente.
#FAQ — Preguntas frecuentes
#¿Puedo hacer facturas sin ser autónomo?
No, salvo excepciones muy concretas. Para emitir facturas de forma habitual necesitas estar dado de alta como autónomo (RETA) y en Hacienda (036/037). Existe el debate sobre “actividades puntuales”, pero Hacienda no reconoce oficialmente esta excepción.
#¿Es obligatorio incluir el IBAN en la factura?
No es legalmente obligatorio, pero es muy recomendable. Facilita el cobro y evita excusas.
#¿Puedo facturar en otra divisa (dólares, libras)?
Sí, pero debes indicar el contravalor en euros y el tipo de cambio utilizado. La declaración a Hacienda siempre es en euros.
#¿Qué retención de IRPF aplico?
- 15% — tipo general para autónomos profesionales
- 7% — los 3 primeros años de actividad (nuevos autónomos)
- 0% — si no estás en actividades profesionales (grupo 8xx IAE) o facturas a particulares
#¿Una factura por email es legal?
Sí, totalmente. La factura electrónica (PDF por email) tiene la misma validez que una en papel.
#¿Puedo anular una factura?
No. Las facturas no se anulan ni se borran. Si hay un error, emites una factura rectificativa. Ver guía →
#¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?
Mínimo 4 años (plazo de prescripción fiscal). Si hay operaciones intracomunitarias o deducciones de bienes de inversión, puede ser más.
#¿Tengo que imprimir las facturas?
No. Desde hace años, la factura digital es perfectamente válida. De hecho, con Verifactu será la norma.
#¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya enviada?
Emite una factura rectificativa indicando la factura original que corriges. No modifiques la original.
#¿Necesito un programa de facturación obligatoriamente?
En 2026, técnicamente no (todavía). En 2027, sí: Verifactu exige software certificado. Pero incluso hoy, usar un programa te ahorra errores, tiempo y problemas con Hacienda.
#Cómo hacer facturas con BeeL en 3 pasos
Con BeeL.es puedes hacer tu primera factura en menos de 2 minutos:
Paso 1: Crea tu cuenta → Introduce tus datos fiscales (solo la primera vez)
Paso 2: Añade un cliente → Nombre, NIF, dirección. Se guarda para siempre.
Paso 3: Crea la factura → Elige cliente, describe el servicio, pon el precio. BeeL calcula IVA, IRPF y numeración automáticamente.
- ✓Envía la factura en PDF con un clic
- ✓Numeración automática y correlativa
- ✓IVA, IRPF y totales calculados sin errores
- ✓100% compatible con Verifactu
- ✓Desde 4,90€/mes (y sí, es gasto deducible 😉)
#Checklist: tu factura es correcta si tiene…
- ✓Número correlativo y único
- ✓Fecha de emisión (dentro de plazo)
- ✓Tus datos fiscales completos (nombre + NIF + dirección)
- ✓Datos del cliente completos (nombre + NIF + dirección)
- ✓Descripción clara y detallada del servicio/producto
- ✓Cantidad y precio unitario
- ✓Base imponible
- ✓Tipo y cuota de IVA
- ✓Retención de IRPF (si aplica)
- ✓Importe total
- ✓Forma de pago (recomendado)
- ✓Fecha de vencimiento (recomendado)
#Resumen: lo esencial para hacer una factura
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿Qué datos son obligatorios? | Número, fecha, datos emisor y cliente, descripción, base, IVA, total |
| ¿Qué IVA aplico? | 21% general, 10% reducido, 4% superreducido, según actividad |
| ¿Aplico retención IRPF? | Solo si eres profesional (IAE grupo 8xx) y facturas a empresa/autónomo |
| ¿Puedo facturar sin software? | En 2026 sí, en 2027 necesitarás software certificado (Verifactu) |
| ¿Puedo usar Excel? | Técnicamente sí (hasta 2027), pero no es recomendable |
| ¿Cuánto cuesta un software? | BeeL desde 4,90€/mes — el más barato de España |
| ¿Cuánto tiempo guardar facturas? | Mínimo 4 años |
| ¿Se puede anular una factura? | No, se emite una factura rectificativa |